Настройка и работа обмена 1С:Отеля и 1С:Бухгалтерии 3.0

Последние изменения: 06.11.2019

Настройка.

Обмен 1С:Отель - 1С:Бухгалтерия 3.0 представляет собой дополнительную обработку, которая позволяет:

- выгружать из 1С:Отеля в бухгалтерскую программу (БП) счета на оплату покупателям;

- выгружать из 1С:Отеля в БП платежи наличными в документ «ПКО» и поступления поплатежным картам;

- выгружать из 1С:Отеля в БП акты в документ «Реализация товаров и услуг»;

- загружать в 1С:Отель из БП "Поступление на расчетный счет" с привязанным счетом на оплату, загруженный из 1С:Отель.

Чтобы обмен начал работать, необходимы следующие операции:

Скачайте из личного кабинета на сайте 1chotel.ru последнюю версию обработки.

Загрузите обработку как дополнительную в БП. Для этого зайдите на вкладку «Администрирование» и откройте «Печатные формы, отчеты и обработки». 

c6ea848e27a689c8c43cc989d62bc745.jpg

Установите галочку «Дополнительные отчеты и обработки» и откройте одноименный пункт меню.

ebc447544fddaa5c7f9c977e4878f00b.jpg

Нажмите «Создать» и в появившемся окне укажите файл обработки.

daa17d88e0b13f820aa29ef066675c07.jpg

Обработку можно закрепить за конкретными разделами в БП. Рекомендуем "Покупка и продажа" и "Банк и касса". Записываем и закрываем.

895488d826f31f715d5f180117de046b.jpg

Откройте «Дополнительные обработки» того раздела, куда она была прикреплена.

93e793cd44642364ad19deeb5a9fd561.jpg

В появившемся окне нажмите «Настроить список».

76ae5911bc285f0809ff6b04024e4c81.jpg

Активной нужно делать только обработку "Обмен данными с 1С:Отель". Используйте для этого кнопку «Добавить». Нажмите «Ок».

20f291eab4e6e84e6e8784fb335880a0.jpg

Обработка появится в списке. Запустите её нажатием «Выполнить».

b47d3383ca10de1f4a24484a22585bcb.jpg

Откройте «Настройки подключения и загрузки из 1С:Отель».

f25a461525a490c3b869ed90a4b1fbc8.jpg

Установите тип расположения базы и заполните активные поля параметров подключения к базе.

В случае файлового режима необходимо:

- Указать путь, по которому располагается база 1С:Отель в сети, имя пользователя и пароль в базе 1С:Отель, по которому будет происходить соединение к базе.

В случае серверного режима необходимо:

- Указать имя сервера, имя базы, имя пользователя и пароль в базе.

В случае подключения по веб-сервису:

- Указать адрес опубликованного на стороне базы 1С: Отель веб-сервиса AccountingInterfaces. Данный метод активно используется при работе бухгалтера на удаленном рабочем месте.

В не зависимости от того, какой вид соединения выбран, если всё настроено верно, то при нажатии на кнопку "Проверить соединение" должно появиться уведомление об успешной установке соединения с базой.

c7130c2075d98efebec450fcb4b9c35b.jpg

Перейдите на вкладку «Общие».

ac09a99977bacaeffd6bfc250ab787f1.jpg

«Выгружать «Поступление на р\с» в документ «Платеж фолио» позволяет не только создавать документ платежа от контрагента, но и отображать соответствующие данные на лицевом счете клиента. Для этого должен быть заполнен код способа оплаты на стороне 1С:Отель.

«Загружать счета на оплату покупателю при загрузке реализации»– эта галочка включает режим, при котором вместе с актами в БП из 1С: Отель будут выгружаться данные по счетам на оплату.

«Создавать контрагентов» – эта галочка включает режим, создающий на стороне БП контрагентов в момент загрузки реализации, счетов или кассовых операций обработка при их отсутствии в БП.

Выгрузка реализации.

Для настройки выгрузки реализации перейдите во вкладку "Настройка реализации".

36c30e459676e1b0d54698f345f6a75d.jpg

По настройкам:

«Создавать счёта-фактуры» включает режим, при котором автоматически загруженный акт будет создавать счета-фактуры в базе.

«Переносить агентские услуги в табличную часть (ТЧ) "Агентские услуги"» используется, если в гостинице оказываются дополнительные услуги на аутсорсинге (например, трансфер или питание сторонней фирмой).

Логика загрузки реализации:

В процедуре загрузки реализации на стороне 1С :Отель участвует документ "Акт", который выгружается в БП как документ "Реализация товаров и услуг", что в бухгалтерском учёте формируется как проводка Дт 62 Кт 90.

На стороне 1С: Отель документ "Акт" может формироваться в следующей аналитике:

- Контрагент

- Договор

- Номер группы гостей

При этом обязательным является только реквизит «Контрагент». Договор и номер группы гостей в акте могут быть не указаны. Причём номер группы гостей чаще всего не указан для актов на физических лиц, потому как он формируется общий на всех гостей-физических лиц.

На стороне БП в документе «Реализация товаров и услуг» обязательными являются 2 реквизита: «Контрагент» и «Договор».

Как происходит выгрузка:

Откройте обработку и нажмите «Загрузить реализацию».

cfc8dfbf617583fce8a836f6a995115a.jpg

В появившемся окне укажите интересующий интервал времени и нажмите «Обновить».

b95bd6f92a7e072fe9179fbe2ef276ce.jpg

Из каждого акта на стороне 1С: Отель в создаваемые документы «Реализация товаров и услуг» выгрузится список услуг, контрагентов и фирм. Для того чтобы это произошло, необходимо установить соответствие между ними на стороне 1С: Отель и на стороне БП. Это соответствие устанавливается для каждой отдельной услуги, контрагента и фирмы единожды и запоминается конфигурацией. При попытке загрузить реализацию, счета или кассовые операции обработка выведет соответствующее окно с просьбой заполнить все соответствия и нажать «Ок». Для услуг описание колонок ниже, остальные вкладки заполняются аналогичным образом.

«Код услуги» – код на стороне 1С:Отеля

«Имя услуги» – наименование услуги на стороне 1С:Отеля

«Номенклатура» – номенклатура на стороне БП

«Код номенклатуры» – значение кода номенклатуре БП. Это значение установится как код во внешней системе на стороне 1С:Отеля.

4befcfc778d55d1cbf6aeae400619726.jpg

Если все соответствия проставлены, то в списке появятся реализации с проставленными статусами:

- "Старый" – акт уже занесен в БП и не изменялся в 1С:Отеле;

- "Изменен" – акт уже занесен в БП и имеет изменения;

- "Новый" – акт ещё не занесен в БП.

fc571f96478535661dccfe9b11c1c6e0.jpg

Для статусов «Старый» и «Изменен» программа предоставит информацию, которая была получена при предыдущей выгрузке и теперь значится в БП. Обработка автоматически проставит галочки «Загружать» для всех документов со статусами «Новый» и «Изменен». После нажатия на кнопку «Загрузить» выбранные акты сформируются в БП.

Важно отметить, какие именно документы попадают в саму выборку. 1С:Отель отдает документы не по дате создания, а по дате изменения (это поле не редактируется). Это сделано, чтобы можно было отслеживать в БП, какие акты были изменены.

Следует дать пояснение по договорам. Как уже было сказано, договор не является обязательным реквизитом на стороне 1С: Отель, но является обязательным на стороне БП. Выгрузка данных по договору в документ "Реализация товаров и услуг" на стороне БП производится следующим образом:

- Если в документе "Акт" на стороне 1С: Отель указан договор, у которого заполнен код договора, созданного у этого же контрагента на стороне БП, то при загрузке такого акта в БП в документе "Реализация товаров и услуг" будет проставлен этот договор.

- Если в документе "Акт" на стороне 1С: Отель не указан договор или у данного договора не проставлено соответствие с договором в БП, то при загрузке такого акта в БП обработка попытается найти в БП у данного контрагента договор с видом взаиморасчётов "С покупателем". Если такой договор есть, то обработка в документ "Реализация товаров и услуг" проставит его. Если такого договора нет, то обработка его автоматически создаст и назовёт "Договор".

Выгрузка платёжных операций.

Выгрузка настраивается на форме обработки на вкладке "Настройки кассы".

4721ec89d77dd53b0700a88eccbfdef5.jpg

Наличные платежи могут выгружаться в документы:

- ПКО;

- Бух операция (обычная проводка);

- Отчёт о розничных продажах.

В любом случае, в независимости от выбранного вариант, нужно указывать счёт учёта. Обычно, это 50.

Так же для ведения аналитического учёта по счёту 50 можно указать статью движения денежных средств (ДДС), для этого предусмотрено поле "Статья касса".

Кредитные карты в БП могут выгружаться в документ бух. операции через счёт 57, где так же предусмотрено указание статьи ДДС в поле "Статья кред. карта", или через документ «Оплата платежной картой».

Платежи выгружаются только из закрытых кассовых смен.

Касательно методологии ведения учёта. По факту обработка предусматривает 2 вариант ведения учёта бухгалтером:

1. Ведение учёта методом начисления. Когда выгружается реализация и делается проводка Дт 62.1 Кт 90. Далее выгружаются деньги (наличными или платежной картой) и с Дт 50 или 57 делается списание в Кт 62.2

Далее возникает вопрос с авансами. Зачёт аванса между 62.1 и 62.2 производится автоматически на основании сальдо 62.1. Автоматический зачёт аванса настраивается на уровне БП или указывается вручную в документе "Реализация товаров и услуг".

 

2. Ведение учёта кассовым методом

Для этого в обработке предусмотрен документ "Отчет о розничных продажах" (ОРП), в который происходит выгрузка.

В случае использования этого способа предполагается, что бухгалтер отражает поступившие денежные средства как реализацию в бухгалтерском учёте. А при загрузке этого документа по проводкам делаются следующие операции

Дт 50 Кт 62Р

Дт 62Р Кт 90 для наличных оплат

 

Дт 57 Кт 62Р

Дт 62Р Кт 90 для оплат платежными картами

 

При использовании такого метода предполагается, что выгрузка реализации производиться не будет.

Как настраивается ОРП:

Для начала на уровне 1С:Отель необходимо включить секционный учёт, т.е. когда поступление денежных средств в 1С:Отель раскладывается по секциям: например, проживание, питание, доп. услуги, товары. Для этого необходимо в 1С:Отель в настройках гостиницы на вкладке "Параметры" установить галочку "Вести баланс лицевых счетов по секциям". Далее в справочнике "Секции оплаты" создать секции, у всех услуг в справочнике "Услуги" указать секцию на вкладке "Учётные параметры" в поле "Секция оплаты".

Далее при загрузке данных обработка попросит указать соответствие между:

- секцией оплаты на стороне 1С: Отель и номенклатурой в БП;

- способом оплаты на стороне 1С: Отель и вариантом оплаты в БП (это также необходимо сделать, т.к. внутри "ОРП" на стороне БП происходит разделение по суммам поступления: что наличными, а что по карте).

Загрузка счётов и выгрузка платежей.

В обработке предусмотрена возможность выгрузки из 1С:Отель в БП счетов на оплату.

Сама процедура загрузки выполняется на форме обработки на вкладке "Загрузить счета на оплату", чьи структура и порядок действий аналогичны операции загрузки реализации.

886b0609841cdc5a94701b469b123995.jpg

При этом если на стороне БП по выгруженному из 1С:Отель в БП счёту отразить поступление оплаты, то в обработке предусмотрена возможность выгрузить эту оплату обратно из БП в 1С:Отель (пункт "4. Выгрузить платежи в 1С:Отель" на скриншоте выше). И тогда этот же счёт в уже в 1С: Отель будет помечен как оплаченный и это будет видно в балансе взаиморасчётов по группе.

Обмен по платежам реализован именно так, потому что глубина аналитического учёта на уровне 1С: Отель и на уровне БП разная. В БП она глубиной до контрагента и договора, а в 1С: Отель до контрагента, договора, номера брони. А платежи от контрагентов, как правило, поступают за бронь, а по ним, в свою очередь, выставляют счета. Поэтому и обмен по оплатам реализован таким методом.

Обязательным условием выгрузки оплаты по счёту из БП в 1С: Отель является указанная в счёте на стороне 1С: Отель группа гостей.

Помогла ли вам статья?