В программе 1С:Отель реализована возможность настроить позднюю аннуляцию брони, который может начисляться в ручном или автоматическом режиме.
В случае ручного начисления штрафа достаточно создать в программе услугу Штраф позднюю аннуляцию в справочнике Услуги, далее при аннуляции брони начислить услугу в лицевой счет гостя и указать сумму штрафа вручную.
В этой статье мы рассмотрим настройку автоматического расчета штрафа.
Порядок настройки:
Создайте услугу Штраф за позднюю аннуляцию. Для этого перейдите в подсистему Тарифы/Услуги.
2. Добавьте новую услугу в справочник Услуги, используя команду Создать.
3. В открывшемся окне в верхней части формы укажите:
Наименование
Код – стандартно числовой код. Мы рекомендуем создавать услуги в справочнике, соблюдая иерархию и выдерживая шаг в 5 единиц.
Порядок сортировки – обычно равен коду.
Родительская группа – если в базе существует разделение услуг по группам, то укажите группу в этом поле (например, Услуги проживания, Услуги питания и т.д.)
На вкладке Основные параметры заполните следующие поля:
Переводы наименования – используются для печатных форм.
Единицы измерения
Гостиница – поле можно оставить пустым, если база в программе одна или услуга сквозная для всех гостиниц в мультигостиничной базе.
Флаги устанавливаются по желанию. Мы рекомендуем установить флаг По умолчанию это доход от продажи номеров и Используется только для расчета дохода за проживание. В этом случае штраф не будет влиять на загрузку номерного фонда, но будет учтен в аналитических отчетах в статье доход за проживание.
Запишите изменения по кнопке Записать.
4. Перейдите в регистр Цены услуг и создайте новую запись, используя команду Создать.
Укажите Услугу, Дату создания цены, Ставку НДС и Валюту. Поле с Ценой оставьте пустым. Такая процедура необходима, чтобы при дальнейшем начислении штрафа основные параметры услуги устанавливались корректно.
Запишите изменения и закройте окно.
5. Перейдите в подсистему Тарифы/Условия начисления штрафов за незаезд и позднюю аннуляцию брони.
Создайте новый элемент списка, используя команду Создать.
В нашей статье мы рассмотрим два примера.
Первый пример:
Штраф за позднюю аннуляцию в размере 60% от тарифа за проживание взимается при отмене бронирования за 2 дня и менее до даты заезда и начисляется только на первые сутки из периода бронирования.
Укажите Наименование и Код в верхней части формы.
Вкладка Тексты в подтверждении заполняется в том случае, если вам необходимо в печатной форме Подтверждения бронирования отразить условия, при которых применяется штраф.
Вы можете указать текст в подтверждении как ко всем бронирования, так и к только гарантированным бронированиям, тогда заполните поле Текст в подтверждении гарантированной брони и установите флаг Применять текст подтверждения только к гарантированным бронированиям.
На вкладке Штраф за позднюю аннуляцию укажите услугу Штраф за позднюю аннуляцию в верхней части формы.
Далее переходим к заполнению таблицы. Следует отметить, что вы можете создать 2 правила, по которым будет происходить расчет штрафа за позднюю аннуляцию брони. Это бывает необходимо, если у вас установлено несколько принципов расчета штрафа, например, при отмене бронирования за неделю до заезда и за 2 дня до заезда. В таком случае программа в автоматическом режиме посчитает кол-во дней до заезда при аннуляции брони и подберет правило для расчета стоимости штрафа.
Укажите Кол-во дней до даты заезда при поздней аннуляции брони, Процент штрафа и Сумму штрафа.
Формула для расчета штрафа за аннуляцию следующая:
Штраф за аннуляцию = Тариф за проживание*Процент штрафа/100 + Сумма штрафа.
Для нашего примера таблица будет выглядеть следующим образом:
ВАЖНО! Для настройки поздней аннуляции со штрафом рекомендуется создать новый статус брони в справочнике Статусы брони (подсистема Настройки/Статусы брони) согласно скриншоту и указать его в таблице на вкладке Штраф за позднюю аннуляцию.
После настройки штрафа сохраните изменения по кнопке Записать и закрыть.
Второй пример:
При аннуляции бронирования за 2 дня и менее до даты заезда взимается штраф в размере 40% от тарифа за проживание и сумма завтрака в размере 600 рублей только за первый день из периода бронирования.
Создаем новое правило в справочнике, в открывшемся окне указываем Наименование и Код.
На вкладке Штраф за позднюю аннуляцию указываем услугу штрафа.
Сохраним изменения по кнопке Записать и закрыть.
Таким образом, мы создали два правила расчет штрафа за незаезд.
6. Следующий шаг – добавить созданные правила расчета штрафа за позднюю аннуляцию в тарифы. Откроем подсистему Тарифы/Тарифы.
В справочнике нам нужны два тарифа: Базовый с завтраком и Базовый без завтрака. В них мы укажем два варианта настройки, рассмотренные нами ранее.
Укажем правила на вкладке Основные данные в поле Условия начисления штрафов за незаезд и позднюю аннуляцию в тарифах. Сохраните изменения по кнопке Записать и закрыть.
7. Посмотрим, каким образом будет работать настройка штрафов в бронированиях.
Создадим 2 бронирования.
Бронирование по тарифу без завтрака.
Установим статус Аннуляция со штрафом.
Согласно первому примеру, с гостя взимается штраф за первые сутки бронирования в размере 60% от стоимости проживания, т.о. 4600*60% = 2790 рублей.
Бронирование по тарифу с завтраком.
Установим статус Аннуляция со штрафом.
Согласно второму примеру при аннуляции бронирования по тарифу с завтраком с гостя взимается 40% от стоимости услуги проживание + завтрак 600 рублей, т.о. 4600*40%+600 = 2440 рублей.
Особенности настройки штрафа за позднюю аннуляцию.
Мы рассмотрели настройку начисления штрафа за позднюю аннуляцию в автоматическом режиме. Существует возможность настройки начисления штрафа за незаезд совместно со штрафом за позднюю аннуляцию в одном документе. Такой вариант настройки важен в том случае, когда в гостинице установлен фиксированный расчет штрафов для тарифов и необходимо оба варианта расчета указать в карточке тарифа.
Более подробно про настройку Штрафа за незаезд можно ознакомиться по ссылке в базу знаний: Настройка штрафа за незаезд (тонкий клиент, редакция 9.Х)
Для настройки необходимо в одном документе указать параметры на вкладках Штраф за незаезд и Штраф за позднюю аннуляцию.
Запишите изменения.
Ручное начисление штрафа за позднюю аннуляцию
Ручное начисление штрафа за позднюю аннуляцию возможно в двух вариантах:
1. В настройках тарифа не установлено правило автоматического расчет штрафа за позднюю аннуляцию.
В этом случае можно выбрать правило непосредственно в бронировании в разделе Статус справа в таблице.
2. Ручное начисление штрафа в лицевом счете гостя.
Данный вариант начисления штрафа за позднюю аннуляцию используется в том случае, когда необходимо рассчитать сумму штрафа в индивидуальном порядке.
Для ручного начисления штрафа нет необходимости создавать правила, которые были рассмотрены нами ранее. Достаточно создать услугу Штраф за позднюю аннуляцию в справочнике Услуги.
Процесс начисления штрафа следующий:
1. Откройте бронирование и перейдите в лицевые счета.
2. В лицевом счете в верхнем меню нажмите Начислить.
3. Выберите из списка услуг Штраф за позднюю аннуляцию. Укажите Сумму начисления и нажмите Провести и закрыть.
4. Перейдите в бронирование и установите Статус брони - Аннуляция со штрафом.
Запишите изменения в бронировании.