Настройка раннего заезда/позднего выезда (толстый клиент)

Последние изменения: 13.08.2024

В программе 1С:Отель есть возможность настройки раннего заезда/позднего выезда следующими способами:

1. Настройка расчёта раннего заезда и позднего выезда в рамках услуги проживания.

2. Настройка расчёта раннего заезда и позднего выезда отдельными услугами. Полезно в случаях:

Начисление раннего заезда/позднего выезда можно считать с разного расчетного часа. Например, заезд в отеле с 14:00. Выезд в 12:00.
Иногда гостинице нужно чтобы ранний заезд/ поздний выезд отражался отдельной строкой в счете или смотреть аналитику по этим услугам отдельно от проживания.

3. Настройка расчёта раннего заезда и позднего выезда фиксированной ценной в час. В стандартной схеме ранний заезд/ поздний выезд считается по формуле: стоимость суток/24. Но иногда отель предпочитает выставлять фиксированную стоимость за час.

Настройка расчёта раннего заезда и позднего выезда в рамках услуги проживания.

Всё необходимое для редактирования раннего заезда/позднего выезда можно найти в справочнике «Правила вычисления количества услуг».

Откройте 1С:Отель под пользователем с правами системного администратора.
На панели инструментов заходим в меню «Взаиморасчеты» -> «Справочники» -> «Настройки» -> «Правила вычисления количества услуг».

Открываем правило вычисления количества «Проживание» (это то правило, которое вы указывали в приказах по тарифам).

Вас интересует вкладка «Правила расчета раннего заезда»/ «Правила расчета задержкивыезда»

В каждом отеле есть прописанные правилами проживания расчеты раннего заезда/позднего выезда, поэтому цифры в настройках вы меняете по своему усмотрению.

Настройка раннего заезда.

Для начала рассмотрим и разберемся в полях настроек:

Время бесплатного раннего поселения в часах - если эта строка заполнена, то гость находящийся в номере до указанного числа часов оплачивать ранний заезд не будет.

Например, правила проживания отеля позволяют заезжать гостю на час раньше без оплаты. Тогда настройка будет выглядеть так:

При размещение гостя оплата у вас будет взыматься только за количество суток указанные в размещение. Без дополнительных начислений. На примере мы видим, что номер стоит 5000 руб. и дополнительных начислений не произошло.

Время почасового раннего поселения в часах – количество часов до которого программа будет начислять почасовой ранний заезд.

Например, в правилах проживания отеля указано, что если гость заезжает в отель не более 6 часов до расчетного часа то с него будет взыматься почасовая плата. Тогда настройка будет выглядеть так:

При размещение с гостя будет взыматься оплата за то количество часов, за которое он заехал до расчетного часа.

Пример! Номер стоит 5000 руб. Гость заезжает за 2 часа до расчетного часа.

Вкладка услуги будет выглядеть таким образом:

Вкладка услуги будет выглядеть таким образом:

Время раннего заезда на четверть суток в часах – количество часов до которого программа будет начислять ранний заезд в четверть суток.

Например, в правилах проживания отеля указано, что если гость заезжает в отель с 06:00 до 09:00 часов до расчетного часа, то стоимость раннего заезда будет равна четверти суток.

Настройка будет выглядеть так:

Пример! Номер стоит 5000 руб. Гость заезжает за 4 часа до расчетного часа.

Вкладка услуги:

Вкладка услуги:

Время пол суточного раннего поселения в часах – количество часов до которого программа будет начислять ранний заезд в пол суток.

Например, в правилах проживания отеля указано, что если гость заезжает в отель от 6 до 12 часов до расчетного часа, то стоимость раннего заезда будет равна половине суток от стопроцентной цены номера. Тогда настройка будет выглядеть так:

Пример! Номер стоит 5000 руб. Гость заезжает за 7 часов до расчетного часа.

Вкладка услуги:

Правило округления длительности раннего заезда – строка с помощью, которой можно ответить на вопрос «Как округлять ранний заезд с учетом минут до заезда»: до целого часа, до полного часа или по правилам округления.

Например, время заезда 07:31. В какую сторону считать?

До целого часа – в сторону 07:00.

До полного часа - в сторону 08:00.

По правилам округления - в данном примере в сторону 08:00.

Начислять сутки при раннем заезде. В случае, если вам нужно чтобы с определенного периода у вас начислялись сутки, то тогда нужно ставить эту галочку.

Пример! Номер стоит 5000 руб. В правилах проживания отеля указано, что до 6 часов утра почасовая оплата. После нам надо, чтобы начислялись сутки. Если галочка включена, то выглядеть это будет так:

Если галочка не стоит дополнительные сутки начислены не будут.

Первые сутки проживания строго от расчетного часа.

Если галочка включена, то программа начислит ранний заезд + сутки.

Пример! Номер стоит 5000 руб. Гость заехал в 5 часов утра. Выезжает тоже в 5 часов утра следующих суток.

Вкладка услуги:

Ранний заезд будет начислен в соответствии с вашими настройками. В моем случае это полсуток.

Если галочка выключена, то программа будет считать, что сутки закончатся ровно во столько, во сколько они начались. Ранний заезд начислен не будет. Будет начислена услуга «Проживание» без дополнительных начислений.

Пример! Номер стоит 5000 руб. Гость заехал в 5 часов утра. Программа считает, что его сутки закончатся в 5 часов утра следующего дня.

Настройка позднего выезда.

Работать с настройками позднего выезда мы будем во вкладке «Правила расчета задержки выезда».

Рассмотрим все поля в настройках:

• Время бесплатного задержки номера в часах - если эта строка заполнена, то гость находящийся в номере до указанного числа часов оплачивать поздний выезд не будет.

Например, правила проживания отеля позволяют задержку гостя на час без оплаты. Тогда настройка будет выглядеть так:

На примере мы видим, что номер стоит 5000 руб. и дополнительных начислений не произошло.

Время почасовой задержки в номере в часах – количество часов до которого программа будет начислять почасовую задержку. (по аналогии с раннем заездом)
Время задержки на четверть суток в номере в часах – количество часов до которого программа будет начислять поздний выезд в четверть суток. (по аналогии с раннем заездом)
Время задержки на пол суток в номере в часах. Количество часов до которого программа будет начислять задержку в пол суток. (по аналогии с раннем заездом)
Правило округления задержки выезда – строка с помощью, которой можно ответить на вопрос «Как округлять поздний выезд с учетом минут до выезда?»: до целого часа, до полного часа или по правилам округления. Например, время выезда 16:31. В какую сторону считать? До целого часа – в сторону 16:00. До полного часа - в сторону 17:00. По правилам округления - в данном примере в сторону 17:00.
Начислять сутки при задержки выезда. В случае, если вам нужно чтобы с определенного периода у вас начислялись сутки, то тогда нужно ставить эту галочку.

Пример! Номер стоит 5000 руб. В правилах проживания в отеле прописано, что до 6 часов вечера почасовая оплата. После нам надо, чтобы начислялись сутки. Если галочка включена, то выглядеть это будет так:

Первые сутки проживания строго от расчетного часа.

Пример! Номер стоит 5000 руб. Гость заезжает в 19:00. Выезжает в 19:00 следующих суток.

Если галочка включена, то программа начислит сутки + поздний выезд.

Если галочка выключена, то программа начислит только сутки.

Для первого дня проживания рассчитывать задержку выезда от времени окончания первых суток проживания.

Пример! Номер стоит 5000 руб. Гость заезжает в 15:00. Выезжает в 19:00 следующих суток.

Если галочка включена, то программа начислит сутки + поздний выезд. Только время отсчета будет время окончания первых суток, а далее по правилам указанных в настройках. На моем примере вкладка услуги будет выглядеть так:

Т.е гость заезжает в 15:00. Выезжает в 19:00 следующих суток. Первые сутки у него заканчиваются в 15:00. И задержка выезда в 4 часа до 19:00.

Если галочка выключена, то программа тоже начислит сутки + поздний выезд. Но первые сутки закончатся в 12:00. А далее обычный поздний выезд по настройкам, которые вы указывали. Пример такой же. В моем случае, вкладка услуги выглядит так:

Настройка расчёта раннего заезда и позднего выезда отдельными услугами.

В случаях, когда заезд в отеле с 14:00, а выезд в 12:00. Для этого в правилах вычисления количества вам нужно указать расчетный час, с которого вы хотите чтобы шел отсчёт времени. Настройки раннего заезда/позднего выезда ориентируются на это время.

Первое что нам нужно сделать, это создать две услуги: «Ранний заезд» и «Поздний выезд». Услуги создаются в справочнике «Услуги» в разделе «Взаиморасчеты».

Далее продолжаем работу в справочнике «Правила вычисления количества». Путь к справочнику описан в самом начале статьи.

Создаем правило вычисления «Ранний заезд». На вкладке «Общие правила» указываем тип вида расчета количества «Ранний заезд».

Следующим этапом будет добавление этих услуг в «Приказ об изменение цен тарифа».

1. Откройте приказ об изменение цен.

2. Далее по всем типам номеров + по всем видам размещения дополняете приказ услугами раннего заезда/позднего выезда.

3. Правила вычисления количества будет «Ранний заезд» у услуги «Ранний заезд». «Поздний выезд» у услуги «Поздний выезд».

4. Колонка цена должна быть заполнена по аналогии с ценами за проживание.

Важно! Галочка «Это доход от продажи номеров» ставится вами по усмотрению.

Если галочка установлена, то услуги раннего заезда/позднего выезда будут считаться доходом от продажи номеров. В аналитических отчетах будет влиять на такие показатели как: колонка «Доход от продажи номеров», «Продано номеров» и на загрузку отеля. Если вы ставите ее в тарифе, не забудьте поставить в самой услуге.

Если ранний заезд/поздний выезд не является доходом от продажи номеров, то нужно снять галочку «Это доход от продажи номеров» в услугах «Ранний заезд» и «Поздний выезд». И снять эту галочку в самом приказе об изменении цен.

Если ранний заезд и поздний выезд являются доходом от продажи номеров, но не влияют на загрузку. Тогда необходимо поставить галочку «Используется только для расчета дохода за проживание» в настройках услуги.

Настройка расчёта раннего заезда и позднего выезда фиксированной ценной в час.

Например, в правилах проживания отеля указано, что оплата за ранний заезд/поздний выезд взымается по часам. Настройки будут выглядеть так:

Выполняете всё, как описано в пункте "Настройка расчёта раннего заезда и позднего выезда отдельными услугами." Описание строк и примеры настроек в пункте 1.
Доходите до последнего пункта, где вы добавляете строки в приказ.
Расчет цены будет строиться по принципу: стоимость часа*24. Пример. Ранний заезд стоит 200 руб. час. Умножаем на 24 ч. Итого 4800. Поздний выезд стоит 300 руб. в час. Умножаем на 24 ч. Итого 7200.

Далее в настройках правил вычисления количества «Ранний заезд» указываем «Время почасового раннего поселения в часах» = 12.

Далее в настройках правил вычисления количества «Поздний выезд» указываем «Время почасовой задержки выезда в часах» = 12.

Другой пример, в правилах проживания отеля указано:

Оплата за ранний заезд взымается по часам до 06:00 – 200 руб. Далее полсуток до 03:00 от полной цены. До 03:00 должны начисляться полные сутки.
Оплата за поздний выезд взымается по часам до 18:00 – 300 руб. Далее полсуток до 21:00 от полной цены. После должны начисляться полные сутки.

В таком случае, настройки будут выглядеть так:

1.Создаем две услуги: ранний заезд и поздний выезд. (Взаиморасчеты-Справочники-Услуги).

2. Далее добавляем четыре правила вычисления количества услуг: ранний заезд почасовая, ранний заезд полсуток, поздний выезд почасовая, поздний выезд полсуток.

3. В приказ об изменение цен тарифа добавляем строки с ценами.

Расчет цены для почасовой оплаты будет строиться по принципу: стоимость часа*24. Пример. Ранний заезд стоит 200 руб. час. Умножаем на 24 ч. Итого 4800. Поздний выезд стоит 300 руб. в час. Умножаем на 24 ч. Итого 7200.

Для расчета цены за полсуток указываете цены по аналогии с ценами за проживание.

4. В правилах вычисления количества «Ранний заезд почасовая» указываем:

5. В правилах вычисления количества «Ранний заезд полсуток» указываем:

На данном этапе обязательно нужно поставить галочку «Начислять сутки при раннем заезде» для того, чтобы после 03:00 начислялись сутки в соответствии с условиями.

Время бесплатного раннего поселения в часах указываем для того, чтобы стоимость за ранний заезд не начислялась два раза (почасовая + полсуток).

6. В правилах вычисления количества «Поздний выезд почасовая» указываем:

7. В правилах вычисления количества «Поздний выезд полсуток» указываем:

На данном этапе обязательно нужно поставить галочку «Начислять сутки при задержке выезда» для того, чтобы после 21:00 начисляли сутки в соответствии с условиями.

Время бесплатной задержки в номере в часах указываем для того, чтобы стоимость за поздний выезд не начислялась два раза (почасовая + полсуток).

Ранний заезд. Примеры!

Номер стоит 5000 руб. Гость заехал в 06:00.