Процедура Закрытие периода используется для формирования реализации услуг по контрагентам и физическим лицам для целей бухгалтерского учета и учета взаиморасчетов с контрагентами.
При закрытии периода формируются Акты - документы, которые содержат в себе оказанные гостям услуги. Акты выгружаются в бухгалтерию при настроенном обмене с Бухгалтерией предприятия или используются бухгалтером для формирования отчетов о сформированной реализации за период.
Важно отметить, что формирование реализации является основной задачей процедуры Закрытие периода. Помимо этого, процедура выполняет ряд других задач, например:
1. Выполнение переселения
2. Закрытие лицевых счетов без документа-основания и датой действия меньше или равной дате закрываемого периода.
3. Обновление курсов валют для отчётов.
4. Формирование реализации по услугам путёвки (используется в том случае, если гостиница/санаторий работают в режиме формирования реализации только при указанном номере путевки (при установленном флаге Ждать ввода номера путевки).
5. Списание незарегистрированных услуг (проход на питание) (если начисленная услуга питания не была зарегистрирована, она будет списана закрытием периода).
6. Архивация нерассчитанных преавторизаций.
Закрытие периода можно производить вручную или автоматически с помощью регламентной процедуры.
Закрытие периода в автоматическом режиме.
Закрытие периода в автоматическом режиме выполняется регламентной процедурой – фоновым заданием, которое выполняется с периодичностью, указанной в расписании.
Важно! Для корректного выполнения фонового задания требуется наличие сервера 1С: Предприятия.
Настройка закрытия периода происходит в справочнике Фирмы. Откроем подсистему Настройки/Фирмы/ вкладка Учетная политика.
Для запуска процедуры установите флаг Запускать процедуру закрытия периода автоматически – программа автоматически заполнит Наименование задания закрытия периода по наименованию фирмы и установит Пользователя задания. Вы можете установить другого фонового пользователя для работы регламентного задания, раскрыв выпадающий список.
Укажите Гостиницу, по которой будет выполняться регламентное задание. Если гостиница не указана, то программа будет выполнять процедуру закрытия периода по всем гостиницам, которые относятся к данной фирме.
Важно! При мультифирменном учете необходимо для каждой фирмы создать свое регламентное задание закрытия периода. Важно отметить, что в этом случае также указываются два разных пользователя, под которыми будет выполняться процедура в автоматическом режиме.
Для запуска фонового задания нажмите кнопку Установить расписание выполнения задания.
В открывшейся форме укажите периодичность выполнения фонового задания – стандартно ежедневно раз в день после 00.00.
Рассмотрим более детально вкладку Учетная политика в карточке фирмы. На этой вкладке устанавливаются основные параметры, которые влияют на закрытие периода и формирование актов.
1. Вид учетной политики фирмы – параметр, который определяет, в какой момент времени будет формироваться реализация: по факту оказания услуги, по выезду гостя, по выезду последнего гостя из группы.
По фактически оказанным услугам. Акт создается ежедневно на сумму оказанных услуг независимо от факта выезда гостя.
По услугам выехавших гостей. Акт создается в день выезда гостя. На группу может быть создано несколько актов по числу дат выезда.
По услугам полностью выехавших групп гостей. Акт создается в день выезда последнего гостя из группы. На группу создается один акт.
Вид учетной политики определяет момент формирования реализации в отчетном периоде по закрытым лицевым счетам, в последний день отчетного периода будет сформирована реализация по незакрытым лицевым счетам независимо от вида учетной политики.
2. Бухгалтерский отчетный период.
Отчетный период используется для формирования реализации по незакрытым лицевым счетам для контроля взаиморасчетов бухгалтером. При выборе одного из периодов Месяц, Квартал, Полгода, Год, Декада в последний день периода формируется реализация по незакрытым лицевым счетам. Например, если гость проживает в переходящем периоде, то на такого гостя будет сформировано два акта. Первый акт будет сформирован на последний день отчетного периода, второй - по факту выезда гостя, т.е. при закрытии лицевого счета.
Если выбран параметр Нет, то процедура Закрытие периода формирует акты только по закрытым лицевым счетам. Не рекомендуется устанавливать данный параметр, если в гостинице реализуются товары от стойки сторонним клиентам, так как при продаже розничных товаров необходимо закрыть лицевой счет вручную. Если счет не закрыт, акт не сформируется.
ВАЖНО! Если параметр Бухгалтерский отчетный период не заполнен, а также выбран вид учетной политики По услугам выехавших гостей или По услугам полностью выехавших групп гостей, то отчетный период по умолчанию принимается равным месяцу.
Рекомендовано использовать отчетный период Месяц.
3. Блок флагов, отвечающих за закрытие периода и формирование актов.
Для каждого клиента создавать контрагента – частное лицо – используется по желанию бухгалтера, если необходимо, чтобы для каждого гостя, которые проживал в гостинице, в момент выгрузки реализации в бухгалтерию создавался свой контрагент.
Поле Ставка НДС — используется для определения ставки НДС по умолчанию в документах на уровне фирмы.
В процедуре закрытия периода акты автоматически не создавать – при установленном флаге процедурой закрытия периода акты не будут формироваться автоматически.
Формировать акты только в последний день отчетного периода – если флаг установлен, то закрытие периода будет проводиться только в последний день выбранного отчетного периода, т.е. будет создан единый акт.
Формировать акты по физическим лицам только в последний день отчетного периода – если флаг установлен, то реализация по физическим лицам будет сформирована только в последний день отчетного периода.
Формировать акты по физическим лицам каждый день – если флаг установлен, то акты по физическим лицам будут формироваться ежедневно независимо от даты выезда гостя.
Акты не изменяют баланса по лицевым счетам – при установленном флаге сформированный акт не будет закрывать баланс по лицевому счету. Используется d тех случаях, когда необходимо отслеживать долги гостей, которые проживают от контрагентов с постоплатой.
Создавать один акт для всех групп гостей от контрагента/договора. Если флажок включен, то на всех гостей контрагента с текущей датой выезда будет создаваться один акт без разделения на гостей или группы. Тем не менее значение параметра "Вид учетной политики" учитывается, т.к. в общий акт по контрагенту будут включены только те группы, по которым выехали все гости, если выбран вариант "По услугам полностью выехавших групп гостей".
Создавать один акт для всех групп гостей от частных лиц. Если флажок включен, то те гости, которые оплачивали сами за себя на стойке будут объединены в один акт.
Формировать акты от контрагента в день выезда – флаг устанавливается в том случае, когда необходимо формировать единый акт за проживание гостя от контрагента. Используется в том случае, когда гость проживает на стыке двух отчетных периодов.
Закрывать месяц в предпоследний день месяца – флаг устанавливается в том случае, когда необходимо формировать акты в предпоследний день месяца. Используется только для бухгалтерского отчетного периода – Месяц.
Ждать ввода номера путевок. При закрытии периода будут формироваться акты по путевочным услугам только при условии ввода в программу номеров путевок.
Использовать префикс фирмы при нумерации платежей. Если в карточке гостиницы задан префикс, он будет использован в платежах (не используется при закрытии периода).
Использовать префикс фирмы при нумерации счетов-требований. Если в карточке гостиницы задан префикс, он будет использован в счетах на оплату (не используется при закрытии периода).
Закрытие периода в ручном режиме.
Мы рекомендуем использовать регламентную процедуру закрытия периода, которая в автоматическом режиме выполняет ряд задач, в том числе формирование реализации по оказанным гостям услугам.
Если существует необходимость провести закрытие периода в ручном режиме, например, закрытие периода в автоматическом режиме завершилось с ошибкой, то перейдите в подсистему Взаиморасчеты/Закрытия периодов.
Закрытия периодов – это журнал, в котором содержатся все документы закрытия периодов.
В верхней части формы расположены кнопки:
Кнопка Создать позволяет в ручном режиме добавить документ Закрытия периода.
Кнопка Акты позволяет открыть сформированную реализацию по выбранному документу Закрытия периода.
Добавим новый документ Закрытия периода по кнопке Создать.
В открывшейся форме указывается Учетная дата, на которую формируется документ – автоматически подставляется окончание предыдущих суток.
В поле Гостиница указывается гостиница, по которой необходимо сформировать реализацию. Если поле не заполнено, то в документ будут собраны транзакции по всем гостиницам.
В поле Фирма указывается, по какой фирме отбирать начисления. Акты будут сформированы на указанную фирму.
В Параметрах документа (открывается по кнопке внизу формы) устанавливаются флаги:
Обрабатывать только закрытые лицевые счета. Если флажок включен, то в акты попадут только транзакции по лицевым счетам со статусом "Закрыт", т.е. по счетам выехавших гостей.
Создавать один акт для всех групп гостей от контрагента/договора. Если флажок включен, то все начисления одного контрагента будут собраны в один акт. Если флажок выключен, то программа будет создавать акты отдельно на каждую группу гостей.
Создавать один акт для всех групп гостей от частных лиц. Если включен, то начисления по лицевым счетам гостей, которые оплачены на стойке наличными, будут собраны в один акт. Если выключен, то акты будут формироваться в соответствии с учетной политикой, установленной в справочнике Фирмы.
Разделять акты по НДС. Если услуги подразделяются по ставке НДС, то будут сформированы разные акты на разную ставку НДС.
Закрывать фактическое оказание услуг. Если флаг включен, то при проведении документа услуги, запланированные к оказанию в регистре Регистрация услуг и у которых дата оказания меньше или равна дате закрытия периода, будут списаны. Используется в тех случаях, когда в гостинице принято, что не использованные услуги питания нельзя переносить с прошлых дней на текущий день.
Не формировать акты по физическим лицам. Устанавливается, когда требуется формирование реализации только по контрагентам. Нужна при условии, что бухгалтер ведет учет кассовым методом. При ведении учета кассовым методом предполагается, что реализация по физическим лицам не будет загружаться из 1С: Отеля в БП. При подобном ведении учета, реализация на физические лица не формируется. Другой причиной для установки этого флага может являться то, что некоторые бухгалтеры предпочитают отражать реализацию по физическим лицам один раз в месяц. Тогда на последний день отчетного периода сформируется один общий акт по физическим лицам.
Автор. Ссылается на справочник «Сотрудники». Пользователь, который ввел операцию.