Процедуры ночного аудита, в традиционном представлении этого понятия западными системами управления отелями, в программе 1С: Отель нет. Нет, в первую очередь потому, что при поселении гостя программа делает начисление услуг сразу на весь период проживания гостя, что избавляет от необходимости выполнения перевода даты, продолжительной остановки системы, для выполнения которой требуется выбрать наименее загруженное время на ресепшн, а так же перед выполнением которой нужно дождаться всех опоздавших гостей.. Кроме того это даёт возможность администраторам на ресепшн сразу произвести расчёты с гостем и выдать ему счёт без дополнительных сложных манипуляций.
Однако, это не означает, что вместе с этим в программе отсутствуют контролирующие функции, которые позволяют управляющему зафиксировать ошибки, которые были допущены сотрудниками СПиР в ходе своей работы.
Для этого в конфигурации предусмотрена обработка "Подготовка к ночному аудиту".
Если она отсутствует в справочнике, то её следует добавить.
1. Обработка в списке называется как DoNightAuditPrecheck
2.Форма обработки содержит ряд пунктов, по которым обработка может выполнять проверку на наличие ошибок в работе пользователя.
- Флажок "Проверить совпадение тарифов в брони и размещении" -- если включен, то программа выводит список размещений у которых тариф, процент скидки или тип клиента отличается от указанных в брони
- Флажок "Проверить время проведения операций выселения и заселения гостей" -- если включен, то программа выводит список документов, у которых время проведения в программе операций заселения/выселения отличается от времени заезда/выезда указанных в карточке размещения.
- Флажок "Проверить проживающих на разрешенные шаблоны размещения" -- если включен и в базе заполнен справочник шаблонов размещений гостей в номерах, то программа ищет заселенные номера в которых комбинация видов размещения проживающих в номере гостей не соответствует ни одному разрешенному шаблону. Используется для контроля над такими ситуациями как: поселение только одного гостя на "кровать" в двухместный номер. Проживание лишних "совместных" гостей в номере и т.д.
- Флажок "Проверить наличие услуг проживания" -- если включен, то программа выводит список размещений гостей которым на дату отчета не начислено услуг "проживания".
- Флажок "Проверить невыселенных и непродленных гостей" -- если включен, то программа выводит список размещений у которых срок проживания закончился, но срок проживания гостя не был продлит и гость не был выселен.
- Флажок "Проверить незаезд по брони" -- если включен, то программа выводит список действующей брони у которой дата и время заезда в предыдущих сутках.
- Флажок "Проверить наличие у иностранцев записей в журнал регистрации" -- если включен, то программа выводит список проживающих иностранных гостей, которым еще не сделали запись в журнал регистрации иностранцев.
- Флажок "Проверить наличие у клиентов сканов документов удостоверяющих личность" -- если включен, то программа выводит список проживающих гостей, которым не сканировались копии документов удостоверяющих личность
В поле "Учётная дата", указывается дата, за которую нужно выполнять проверку/
В поле "E-mail" следует указать адрес электронной почты, на которую могут быть отправлены результаты выполненной проверки.
Для формирования отчёта на форме обработки следует нажать на кнопку "Выполнить".
Сценарий использования данной обработки предполагает, что в заданное регламентом работы службы время (например, в 23:00) администраторы запускают данную обработку и формируют аудиторский отчёт за текущее число, в котором будут даны отметки по допущенным пользователем в течение рабочего дня ошибкам. По выявленным неточностям пользователям следует внести исправления или же дать свои комментарии в отчёте.
Далее отчёт подписывается сотрудником смены, выполнившим проверку и сдаётся руководителю службы.
В случае если в поле "E-mail" был указан адрес электронной почты, то при выполнении проверки и формировании отчёта копия этого отчёта будет автоматически отправлена на указанный адрес почты. Допускается указания нескольких адресов с обязательным соблюдением условия, что между адресами должна быть запятая. Отчёт поступит по указанным адресам как PDF вложение.
Следует помнить, что для выполнения отправки отчёта на электронную почту у сотрудника, выполняющего обработку, должны быть настроены параметры отправки электронной почты.
Если по какому-то из пунктов обработки проверка не выполнялась, в отчёте в данном пункте будет стоять примечания "Поиск не выполнялся".